私が職場でよく受ける相談の一つに、「何かよい時間管理術はないですか？」があります。時間は誰にとっても平等な資産で、1日24時間と限られています。それだけ、働く人にとってはマネジメントが切実に必要な資産なのでしょう。
私自身も、超能力者のような何かを持っているわけではありませんが、以下の項目から、その人に合ったものを選んで伝えています。
１．忙しさの定量化
自分がどれほど忙しいかを日々定量的に把握します。例えば、未読メールの件数やTo Doリストの項目数を指標にすることができます。定量的に把握をしておくと、「本当に危機的に忙しくなる」ほど仕事を抱える前に、自分を追い込むことができ、パニックに陥ることを避けることができます。また、不要な業務をカットしたり、断ったりする動機にもなります。
２．仕事時間におけるスペースの確保
時間について相談をする人の大半が、始業から就業まで絶え間なく仕事を続けています。昼食もそこそこに、ぶっ通しで仕事をしています。やっている本人はそれがベストと信じていますが、効率化の工夫も出てきにくい状況になっています。何より、その働き方を今後も続けられるのかが心配になります。本人はそれがベストと信じ切っていますので、「ちょっとは休憩を入れた方が良いよ」というアドバイスは効果が見込めません。本人の状況に応じてカスタマイズされたアドバイスが必要になります。
３．仕事・タスクの分類とそれに応じた処理
有名なところでは重要性と緊急性のマトリクスがあります。例えば、メール処理一つとっても、重要性や緊急性が低いものは、極力、文章量を抑えるように意識します。こういった経験を重ねることで、「それなりの仕事は、それなりに」という習慣が身に付きますので、自然と時間に余裕が出てきます。
３つ目の項目が効果的なのですが、重要性や緊急性のマトリクスがどういった意味合いを持つのかも含めて説明と理解が必要なことと、分類の手間がネックです。
もっと簡単な方法を求めるなら、「ブライアン・トレーシーの3の法則」がおすすめです。これは、以下のシンプルな質問に答えるだけです。
- １日にできるのが１つのタスクだけなら、それは何ですか？
- １日にできるのが２つのタスクだけなら、それは何ですか？
- １日にできるのが３つのタスクだけなら、それは何ですか？
このシンプルな問いに答えるだけで、仕事上の貢献の大半は重要な３つのタスクで成り立っていることが理解できます。
「ブライアン・トレーシーが教える 最強の時間」は、この法則以外にも、生産性を上げるための多くのヒントが含まれています。古書でしか手に入らない状況ではありますが、時間管理に悩む方には役立つでしょう。
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