「今日の会議は延々と前置きが続きそうだな」「目的が不明確で終了時間が見込めないな」と感じる会議があります。そういったときに、冒頭で問いかけるだけで、主催者も参加者も気づきが得られる一言があります。
それは、「この会議が終わったときに、どういった状態になっていれば良いですか？」です。これは当たり前のようでいて、意外と、主催者もこの一言から気づかされることが多いですし、参加者も会議目的を自覚していない場合、場の雰囲気が揃うのです。
私の場合、そこで出てくる答えが満足するものでなくても、一旦受け入れることにしています。例えば、「この件について、参加者の理解が揃ったらいいのですね」と言語化して声に出すことで、主催者側で思考が進み、より会議目的が具体化する場合もあります。
それ以上の目的に発展しない場合であっても、その要件を満たす形で最小最短で会議を進めれば、余った時間やエネルギーを他のことに使えることもあります。また、一旦、共通の会議目的を達成できたという満足感が、次の課題に向かう際に好循環を生むでしょう。
